Erasmus+ mobilitás megvalósítása

Utazás előtt, közben és után

Közeledik a külföldi továbbképzésre való kiutazás napja, ezért néhány praktikus információt szeretnénk megosztani Veletek.

Első és legfontosabb: a külföldi iskolával irodánk, a Hungary Expert tartja a kapcsolatot. Erre azért van szükség, mert sok iskola maga sincs teljesen tisztában az Erasmus+ program elvárásaival, így ha esetleg olyat javasolnak, ami a program elvárásaival ellentétes, azt ki tudjuk szűrni és javíttatni. Kérjük tehát, hogy az iskolával a szervezési szakaszban ne (!) levelezz közvetlenül. 

A mobilitás gördülékeny megvalósításához szükséges, hogy az ERP ügyviteli rendszerben regisztrálj ezen a linken. Ezen keresztül fog történni minden fontos lépés, ami a mobilitásoddal kapcsolatos.

Ha már regisztráltál korábban, akkor a képzésedet ERP ügyfélfiókon keresztül tudod kiválasztani,  (elengedhetetlen a koordinátoroddal történő egyeztetés) vagy emailben küldd el és csak akkor keressétek a képzőt, ha ezt velünk egyeztettétek, ha erre kifejezetten kérünk, vagy már a befoglalt szállás szervezésével kapcsolatosan vannak intéznivalók.

Szeretnénk Benneteket biztosítani arról is, hogyha a mobilitás alatt bármilyen probléma, kérdés merülne fel, a helyszínen természetesen bizalommal fordulhattok az iskolához, akik mindent meg fognak tenni, hogy segítsenek megoldást találni. Ha azonban ez mégsem lenne elegendő, akkor szeretnénk, ha tudnátok, hogy itt vagyunk a háttérben mi is, bennünket is lehet hívni, igyekszünk itthonról akkor az iskolára hatással lenni. Okostelefonra érdemes a Viber-alkalmazást (esetleg Messengert vagy WhatsAppot) telepíteni, mert azon keresztül ingyen is tudunk kommunikálni akkor is, ha nincs korlátlan beszélgetés csomagod telefonelőfizetéseden.

Reméljük, hogy a következő információkkal az előkészületek gördülékenyebben mennek majd. További kérdés, kérés esetén, állunk szíves rendelkezésetekre!

Jó utazást, hasznos tanulást kívánunk!

Krisztina és a Hungary Expert csapata

tanarkepzes@hungary-expert.com

A tanfolyam visszaigazolásakor a legtöbb iskola kérdőív kitöltését is kéri, amely egyrészt a személyes adatok pontosítását, másrészt a tanárképzések esetén kifejezetten az egyéni igények felmérését szolgálja, hogy minél inkább a csoport résztvevőinek egyéni igényeihez tudják az adott kurzus tematikáját igazítani. Ezeket a jelentkezési lapokat az ERP rendszeren keresztü juttatjuk el hozzád. Ha az iskola nem kérdez ilyet, de speciális igényed van (pl. allergia, glutén érzékenység stb.), ezt kérünk, hogy mielőbb írd meg nekünk (a legjobb, ha már a foglaláskor a Megjegyzésbe bekerül igényed). 

Nyelvtanfolyamra jelentkezők esetén a legtöbb esetben online teszt kitöltését kérik, amelyet a szóbeli készségek tesztelése követ a kurzus első napján, hogy mindenki a tudásszintjének megfelelő csoportba kerülhessen. Több iskola a tanárképző kurzusok esetében is nyelvi szintfelmérő kitöltését kéri. A nyelvi teszteket sokszor egyéni linken lehet elérni, ezeket is névre szólóan továbbítjuk, illetve helyezzük el okumentumaid között.

Nyelvtanfolyamok esetén az iskolák általában rugalmasak, és ha történetesen mi magunk alul- vagy felülpozícionálnánk nyelvi tudásunkat, akkor ez a helyszínen az első-második napon felszínre kerül, és ténylegesen a mi szintünknek megfelelő csoportba helyeznek át bennünket.

A kurzusdíj átutalásáról időben kell intézkedni, ahol előleget kérnek, azt a képzési hely biztosítása érdekében mielőbb kérjük, hogy utald át. Ha a fizetési feltételek másképp nem szólnak, legkésőbb a kurzus kezdése előtt egy hónappal az összegnek meg kell érkeznie az iskolához. Az összeget átutalhatja a fenntartó (pl. tankerület), de ha az ösztöndíj-szerződésben arról állapodtatok meg, hogy a teljes összeg a saját folyószámládra érkezik (és nem feltétlenül szükséges ehhez euró-számla nyitása, persze érdemes körültekintően eljárni), akkor természetesen az átutalásról mindenkinek magának kell gondoskodnia. A deviza-utalás mindig nagyon költséges, hatékony megoldást jelenthet például a Wise rendszerének használata. 

A kurzusdíj átutalásakor fontos még, hogy a közleménybe mindenképp az iskolától kapott számlán vagy a "Reference"-ként megadott információkat, számlaszámot vagy student numbert írd vagy a fenntartó intézőjével írasd be, vagy ha ilyen nincsen, akkor a neved és a kurzus címe és dátuma szerepeljen a közleményben.

Díjak kifizetése után: akár a fenntartó, akár Te magad utalsz az iskolának, kérünk, hogy gondoskodj róla, hogy az átutalás igazolását megoszd velünk az ERP rendszerben (fenntartói utalás esetén a koordinátorod küldi el). Ez lehet maga a bank által érkeztetett átutalási megbízás, tehát nem kell a számlakivonatra várni. (ügyviteli rendszerünk elindulása után a rendszerbe érjök ennek feltöltését, így automatikusan mind a képző, mind a kooridnátor látja). Amennyiben a támogatási összeg késése miatt nem tudsz az iskola által meghatározott ütemben fizetni, kérünk, hogy ezt jelezd nekünk, azzal együtt, hogy milyen fizetési ütemet látsz tarthatónak.

A Covid helyzet óta fontos, hogy az utazás szervezése, de közvetlenül az utazás előtt is folyamatosan tanulmányozd a https://konzuliszolgalat.kormany.hu/europa-utazasi-tanacsok oldalát az adott országra vonatkozóan. Itt pontosan leírják, hogy az adott ország az adott időben milyen előírásokkal várja a beutazókat. Javasoljuk, hogy csak az ezen az oldalon található külföldi linkek alapján tájékozódj.

EU-s állampolgároknak a személyi igazolvány is elegendő a szintén EU-s országokba való utazáshoz, az útlevél kategóriában ennek a száma is megadható a jelentkezési lapokon (az érvényességét ellenőrizd, legalább 3 hónapig legyen még érvényes a visszaérkezés dátumától számolva). Felhívjuk figyelmedet, hogy az Egyesült Királyságba 2021. október 1. óta csak útlevéllel lehet beutazni.

A repülőjegyet vagy bármilyen menetjegyet csak és kizárólag akkor vedd meg, ha az iskola a kurzus indulását fixen visszaigazolta. Ha erre nem teszünk külön említést a visszaigazolásban, kérünk, minden esetben kérdezz rá. Érdemes ún. flexi jegyet vásárolni, ami bármilyen probléma esetén lehetővé teszi, hogy a jegyet egy évenbelül más időpontra rakd át. Vis maior esetben az utasbiztosításhoz oldalunkon köthető útlemondási biztosítás is fedezetet nyújt. A már megvásárolt repülőjegyen nézd meg, hogy szükség van-e előzetes becsekkolásra az interneten keresztül (36-48 órával az utazás előtt), sok légitársaságnál ugyanis ha ezt előre nem teszitek meg, a repülőtéren fizetni kell érte. Figyelj a bőrönd és kézipoggyász méretére és súlyára, a legtöbb légtársaság ezt is komolyan veszi és felárat fizettet, ha meghaladjuk az előírásokat. A reptéren külön erre a célra kialakított méretű fémvázba helyeztetik ellenőrzésképp a csomagokat, amibe ha bármelyik irányból nem tudjuk a csomagunkat betenni, akkor felárat fizettetnek. 

Transzfert néhány iskolától eltekintve (pl. Máltán) csak magas áron tudunk foglalni, így ott érdemes busszal vagy vonattal eljutni az adott helységbe és ott a pályaudvarról esetleg taxival a szálláshelyre. Ha kiderül, hogy több intézményből egy időben utaztok egy városba, lehetőség van olcsóbb, csoportos transzferre is, erről az iskolánál tudsz érdeklődni.

Az Egyesült Királyságon belül utazók pl. vonattal történő utazás részleteit a http://www.nationalrail.co.uk/, a buszos utazást pedig a www.nationalexpress.com oldalon tudják megszervezni, és az utazás előtt néhány nappal akár a jegyet is megvenni. Az Egyesült Királyságban figyelni kell arra is, hogy az érkezéskor terminálból nyomtatandó jegyek esetén ott kell lennie annak a bankkártyának is, amellyel azt vásároltuk, így ilyen esetben nem ajánlott családtag vagy más kártyáját használni.

Máltára utazó kollégák figyelmét szeretnénk felhívni, hogy a Máltai Turisztkai Hivatal 2016. június 1-i hatállyal bevezetett egy ECO tax nevű környezetvédelmi adót, melyet felszámíthatnak a szállásadók. Az adó mértéke napi 0.50 EUR, de látogatásonként max. 5 EUR. További részletek itt olvashatók.

Legkésőbb az utazás előtt egy héttel kérjük, hogy az utazási információkat (dátumokat, járatszámok, indulási és érkezési reptér, indulási és érkezési idők) küldd meg nekünk (lehetőleg célnyelven) az ERP rendszeren (ügyviteli rendszerünkben ezt a dokumentumot minden érintett láthatja). Azonban, ha az eredeti dátumoktól (a képzés napja előtti napon való érkezés és a képzés végét követő napon való elutazás) eltérő napokon utaznál, azt még a repülőjegy foglalása előtt kérjük, hogy jelezd nekünk, hiszen erre a szállás pontos foglalása miatt szükség van (feltéve, hogy a szállást az iskolán keresztül szeretnéd megoldani a plusz éjszakákra). Mivel főszezonban nagyon kicsi az esély arra, hogy a plusz éjszakákat az iskola biztosítani tudja, ezért továbblépve a 'Szállás' fülre olvashatod javaslatunkat az egyéni szállásfoglalást segítendő.

Amennyiben vonattal/busszal utazol tovább, a tervezett járat érkezési információit is add meg akkor is, ha nem kértél transzfert az iskolától. Ezeket az információkat, amennyiben családi szállást kértél, közvetlenül a családnak is küldd meg, amikor megküldjük a szállásinformációkat (általában az utazás előtti héten).

Utasbiztosítás: Annak ellenére, hogy Európában mint magyar állampolgár jogosultak vagyunk az E-111-es biztosítási kártyával igénybevehető alapellátásra, ez sok esetben nem jelent többet a tényleges alapellátásnál, valamint az egyéb károk (pl. csomagkésés, lopás stb.) esetén sem jelent segítséget.

Ugyanez vonatkozik a bankok által a bankkártyánkhoz esetlegesen nyújtott, EU országaira kiterjedő biztosításokra, ezért mindenképp javasoljuk az utazás időtartamára a BBP, azaz baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás típusú utasbiztosítás megkötését partnerünknél. Az EUB az utasbiztosítások szakértője, utasbiztosításokra szakosodott biztosító. Sok évtizedes tudásuk, stabil pénzügyi és piacvezető tulajdonosi hátterük garantálja termékeik és szolgáltatásaik kimagasló színvonalát, valamint a gyors és szakszerű segítségnyújtást és kárrendezést. Az utasbiztosítás költsége a napidíjat terheli, azzal elszámolni nem kell. Utasbiztosítás kötése az Erasmus+ pályázat feltételei szerint kötelező, nagyon javasoljuk a storno-biztosítás kötését a teljes utazási csomagra (repjegy, kurzusdíj, szállás /utóbbi esetében, ha nem utolsó pillanatig kötbérmentesen lemondható foglalást intéztünk/)! A biztosításokkal kapcsolatos információk ezen a linken találhatóak.

Biztonság: Utazás előtt mindenképp javasoljuk a Magyar Kormány Konzuli Szolgálat honlapjának átolvasását, azon belül is az utazási tanácsokat az európai országok közül kiválasztva a saját célországunkat, valamint érdemes a konzuli védelemért regisztrálni az itt megadott űrlapon (belépés Ügyfélkapu jelszóval).

Okoseszközökre is letölthető (ajánljuk telefonra) a Konzinfo Utazom alkalmazás, amelyen minden információ és a fent említett konzuli védelemért történő regisztráció könnyedén elvégezhető, magunkkal vihető. Az applikációra regisztrálni szükséges, és fontos, hogy a regisztrációs folyamatot pontosan kövessük: figyeljünk a paramétereknek megfelelő jelszó megadására, és belépés előtt az e-mailben kapott aktiváló link kattintására, mert anélkül nem fogunk tudni belépni.

Az alkalmazás Play áruházból érhető el ikonja: 

Bizonylatolás: Számlát csak a kurzusdíjról kell tudni bemutatni, ezt érdemes a fenntartó nevére és címére kiállíttatni, de az utazó neve is legyen rajta (a számlákat a szabályoknak megfelelően a Hungary Expert munkatársai kérik be a külföldi iskoláktól). Az utazásról, szállásról és az étkezésekről nem kell számlákat bemutatni, ezeket az utazási és megélhetési költségek terhére veheted igénybe, a blokkokat/számlákat azonban esetleges vitás esetekre érdemes megőrizni. Azonban a külföldön beszerzett könyvekről, térképekről, egyéb, az oktatásban is jól használható eszközökről érdemes bizonylatot hozni, mert a szervezési díj terhére ez az összeg elszámolható, az intézmény tulajdonába kerül, és mégsem saját forrásból kell megfinanszírozni. A kurzust szervező iskolától az eredeti számlát a helyszínen mindenképpen el kell kérni (készpénzes fizetés esetén a kifizetés tényének is rajta kell állni), mert ellenőrzéskor a nemzeti iroda (Tempus Közalapítvány) kérheti. Ezt a számlát 5 évig meg kell őrizni. Javasoljuk, hogy a repülőjegyet, a beszállókártyát és a többi utazásnál használt jegyet is tedd el. Ez utóbbiak ugyan nem kötelezőek, de alátámasztják a mobilitás megtörténtét.

A legtöbb iskola a szállással kapcsolatban kérdőív kitöltését kéri, amelyben a speciális igényeket is érdemes megfogalmazni. Ha az iskola nem kér ilyet, de speciális igényed (pl. allergia, glutén érzékenység stb.), ezt kérünk, hogy mielőbb írd meg nekünk. Ha többen utaztok együtt, és szeretnétek esetleg azonos helyen megszállni (pl. egy családnál), akkor ezt mindenképp mielőbb jelezzétek felénk, és fel is kell tüntetni az említett kérdőíven. Fontos tudni, hogy a szállással kapcsolatos információkat, különösen a családi szállás címét és információkat az iskola csak az utazás előtti héten szokta kiküldeni. Ha az utazás előtt 7-10 nappal még nincs semmilyen információtok, akkor mindenképpen jelezzétek felénk, hogy ne az utolsó pillanatban kelljen utánajárni, ha például csak véletlenül nem kaptátok meg. Családi szállás esetén mindenképpen Nektek kell felvenni a kapcsolatot a családdal, és jelezni feléjük egy rövid bemutatkozás kíséretében az érkezésetek várható időpontját, az utazás módját (pl. repülővel és utána a szálláshelyre vonattal vagy busszal). A biztonság kedvéért ezeket az iskolának is érdemes megírni. Amennyiben a reptéri transzfer biztosítását igényeltétek az iskolától, akkor az érkezés és elutazás pontos dátumát, időpontját és a járatszámokat is meg kell küldenünk az iskolának. Javasoljuk, hogy amint a menetjegyet megváltottátok, ezeket az információkat küldjétek meg nekünk.

Szállás saját szervezésben is megoldható. Az iskolák főszezonban általában a kurzus kezdete előtti és vége utáni időintervallumra foglalnak, Campusokon a turnusok jellemzőek, így ha egy-két nappal (akár csak a repülőjárat miatt) tovább szeretnénk maradni, akkor elképzelhető, hogy ezt magunknak kell megoldanunk. Ebben szeretnénk az alábbi linkekkel segítséget nyújtani, ezek a weboldalak, szolgáltatók megbízhatóak, és megfelelő minőségi szolgáltatást nyújtanak, igyekeztünk velük partneri kapcsolatot kialakítani, hogy kedvezményesebben tudjatok foglalni:

www.airbnb.com - apartmanok, családi elhelyezések érhetőek el jó áron (kattints a linkre, hogy a kedvezményt érvényesíthesd)

www.trivago.hu - szállásár-összehasonlító oldal világszerte

Fontos telefonszámok: A szállásadók, az iskola helyi koordinátorának telefonszámait (pl. InterEducation) érdemes a mobiltelefonban eltárolni, hogyha netán utazás alatt bármilyen probléma adódik (késés, poggyászelveszés stb.), akkor könnyen tudd értesíteni őket. A beírás módja pl. angliai telefonszámok esetén: +441223123456, tehát az esetleg a 44 után megadott 0-t nem kell beleírni (ez a körzet előhívó, mint nálunk a 06, csak az adott országban, helyi, nem mobilról történő hívás esetén használandó). Az itthon hívandó számainkat is érdemes így beírni vagy erre a formátumra átírni, ezeket idehaza is használhatod.

A külföldi használathoz, ha okostelefonod van, töltsd le a Viber-alkalmazást, mert akkor ingyen is tudunk beszélni. A mi számaink: Niki +36704035313 - Krisztina +36302312705 (A már megszokott módon rendelkezésre állunk munkaidőn kívül is, hétvégén és az esti órákban egyaránt. Ha véletlenül nem vennénk fel, mindenképpen visszahívunk, ezért a telefonszámod kijelzését feltétlenül engedélyezd.)

Elutazás előtt készítsd el/elő a következő dokumentumokat:

Ösztöndíjszerződés, illetve az ösztöndíj melléklete, a Képzési megállapodás. Ez utóbbi előkészítésben aktívan kell részt vegyél a kurzusleírás és az iskolák által készített információk alapján.

A tanfolyamon való részvétel igazolásául szolgáló Europass Mobilitási Igazolványt, amelyet a kiutazásról visszaérkezve a kapott kurzuslátogatási igazolással és az eredeti tanfolyami számlával együtt adj le projektkoordinátorodnak. Az elkészítés részleteiről ide kattintva olvashatsz részletes tájékoztatást. 

Egyéni beszámoló minta áttanulmányozása és egyeztetése projektkoordinátorral - Érdemes a szakmai programról munkanaplót vezetni, a szöveges beszámolóhoz jegyzeteket készíteni, eldönteni, hogy mely részek érdemesek különösen a megosztásra.

A fenti dokumentumok sablonjait ide kattintva találod.

Visszatérés után a következő teendőid vannak:

1) EU Survey (kérdőív) kitöltése, ha már a mobilitásodat felvittték a Mobility Tool+-ba (erről a projekt koordinátorodnál érdeklődj). A mobilitás felvétele után a mobilitást követően a rendszer automatikus üzenetben kéri be a beszámolót, ami kb. 10 perc alatt kitölthető. A kitöltésre 10 nap áll rendelkezésre. Ennek egyéni linkje a saját e-mail fiókodba fog érkezni, át nem ruházható. Ha nem kaptad meg, jelezd a projekt koordinátornak, aki a Beneficiary Module-ban az Újraküldés gombbal ki tudja neked küldeni.

2) Szabad szavas beszámoló leadása a tanerületnek (koordinátorral egyeztetve, nem egyénileg). Ezt a szabad szavas beszámolót ide kattintva, regisztrációt követően a mi oldalunkra is fel tudod tölteni képes beszámoló formájában. Ez a záróbeszámoló disszeminációs felületén külön említhető, mint célközönségnek szóló terjesztés. Lehetőség van intézményenként egy fő számára is az összes leírás feltöltésére, ez esetben a Szerző másképp mezőbe kell az adott beszámolót készítő kollégák neveit megadni.

3) Az innen letölthető egyéni beszámoló folyamatos töltése a mobilitás alatt és annak befejezése után, a projektidőszak alatt.

4) A képző, saját iskolád és általad aláírt Europass igazolás (és/vagy Learning agreement complement), a képzési megállapodás leadása az iskolától kapott kurzuslátogatási igazolással és az eredeti számlával együtt. Ma már lehetséges, hogy a képző elektronikus számlát küldd, amely pecsét és aláírás nélkül is hiteles. Szükséges továbbá  a kurzusdíj befizetését igazoló banki utalás bizonylata. 

5) A Ti iskolátok saját oldalán is kötelező külön Erasmus+ felületet létrehozni a projekt elindulásakor és azt a projektidőszak alatt gondozni. Ezt a feladatot a projekt koordinátorral egyeztetve végezzétek.

6) A disszeminációs tevékenység egyeztetése a koordinátorral. A disszeminációra a projektidőszak lezárásáig van idő.

7) Vendégkönyv: Amennyiben úgy érzed, hogy tevékenységünk bármilyen módon is segített mobilitásod megvalósításában, örömmel vennénk, hogyha ide kattintva írnál egy pár szót, hogy ez miképpen történt, ill. mennyiben jelentett Neked személy szerint segítséget. Előre is köszönjük!

Hasznos utazási információk, applikációk:

Budapest Airport Poggyászszabályozás

Covid-19-el kapcsolatos beutazási információk

Appok:

Sygic Travel Maps Offline: helyi látnivalók, segít a felfedezésben, jelez a látnivalóknál

App In the Air: aktuális járatinfók

Citymapper: segít a helyi útvonaltervezésben, járatinformációkkal

Beanhunter: ha kávéra vágysz, megmutatja a környékbeli kávézókat

Trip Journal: fényképekkel és szöveggel dokumentálhatjuk utunkat, közösségi portálon is megosztható